Autor: Irmina Miechowicz, ekspert ds. finansów w TSL, Chief Finance Officer, mediator
Branża TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) charakteryzuje się wysoką dynamiką i wieloma zmiennymi, które mogą wpływać na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Efektywne zarządzanie ryzykiem finansowym i operacyjnym jest kluczowe dla zachowania stabilności finansowej i optymalizacji procesów operacyjnych. Oto kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę.
1. Identyfikacja ryzyk w branży TSL
Ryzyko finansowe:
- Niewypłacalność kontrahentów: Opóźnienia w płatnościach lub brak zapłaty przez klientów mogą zaburzyć płynność finansową firmy.
- Zmienne ceny paliwa: Wysokie koszty operacyjne związane z transportem są silnie zależne od fluktuacji cen paliwa.
- Wahania kursów walut: W transporcie międzynarodowym różnice kursowe mogą znacząco wpłynąć na koszty i przychody.
- Ryzyko podatkowe: Błędy w rozliczeniach podatkowych, np. VAT w transporcie międzynarodowym, mogą prowadzić do kar i sankcji.
Ryzyko operacyjne:
- Zakłócenia w łańcuchu dostaw: Opóźnienia w transporcie, awarie pojazdów, strajki lub nieprzewidziane zdarzenia pogodowe mogą zakłócać realizację zleceń.
- Brak odpowiedniej dokumentacji: Błędy w listach przewozowych, fakturach czy protokołach szkód mogą utrudniać proces reklamacyjny i prowadzić do strat.
- Niedobór wykwalifikowanego personelu: Rotacja kierowców i brak doświadczonych specjalistów w logistyce to częsty problem w branży.
- Przestoje i awarie: Uszkodzenia pojazdów czy sprzętu mogą generować nieplanowane koszty i opóźnienia.
2. Zarządzanie ryzykiem finansowym
Zabezpieczenie płynności finansowej:
- Faktoring: Sprzedaż wierzytelności pozwala na szybkie uzyskanie środków finansowych i zachowanie płynności.
- Negocjacje terminów płatności: Warto negocjować krótsze terminy płatności z klientami i dłuższe z dostawcami.
- Poduszka finansowa: Tworzenie rezerw finansowych na nieprzewidziane sytuacje, takie jak awarie czy opóźnienia w płatnościach.
Zarządzanie kosztami:
- Monitorowanie cen paliwa: Ustalanie stawek przewozowych z uwzględnieniem fluktuacji cen paliwa lub negocjowanie długoterminowych umów z dostawcami paliwa.
- Optymalizacja tras: Wykorzystanie systemów telematycznych do planowania najbardziej efektywnych tras, co pozwala na zmniejszenie zużycia paliwa i kosztów eksploatacyjnych.
- Kontrola nad wydatkami: Regularny przegląd kosztów operacyjnych i identyfikacja obszarów, w których można dokonać oszczędności.
Hedging walutowy:
- W transporcie międzynarodowym warto zabezpieczać się przed ryzykiem kursowym za pomocą kontraktów terminowych lub opcji walutowych.
3. Zarządzanie ryzykiem operacyjnym
Zapobieganie zakłóceniom w łańcuchu dostaw:
- Monitorowanie sytuacji rynkowej: Regularne śledzenie informacji o potencjalnych strajkach, zmianach przepisów celnych czy utrudnieniach na granicach.
- Redundancja dostawców: Współpraca z kilkoma dostawcami lub przewoźnikami, aby zmniejszyć ryzyko zależności od jednego podmiotu.
- Plany awaryjne: Tworzenie scenariuszy działania w przypadku opóźnień lub przestojów w transporcie.
Szkolenia i rozwój pracowników:
- Podnoszenie kwalifikacji: Inwestycja w szkolenia dla kierowców, spedytorów i innych pracowników operacyjnych zmniejsza ryzyko błędów i poprawia efektywność.
- Zarządzanie rotacją: Wdrażanie programów motywacyjnych i oferowanie stabilnych warunków pracy, aby zmniejszyć rotację kadry.
Optymalizacja procesów:
- Automatyzacja: Wdrożenie oprogramowania ERP i systemów zarządzania flotą pozwala na automatyzację procesów, co zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
- Ustandaryzowanie dokumentacji: Dbałość o poprawne sporządzanie listów przewozowych, faktur czy protokołów szkód zapobiega problemom w rozliczeniach i reklamacjach.
4. Monitorowanie ryzyka i analiza danych
Analiza wskaźników KPI:
- Regularne monitorowanie wskaźników, takich jak koszt na kilometr, czas realizacji zleceń czy liczba pustych przebiegów, pozwala na identyfikację potencjalnych problemów.
Audyt wewnętrzny:
- Przeprowadzanie regularnych audytów operacyjnych i finansowych pomaga wykrywać obszary, które wymagają poprawy.
Rejestr ryzyk:
- Tworzenie i aktualizacja rejestru ryzyk umożliwia identyfikację zagrożeń oraz śledzenie skuteczności podejmowanych działań zaradczych.
5. Przykład praktyczny – zarządzanie ryzykiem operacyjnym
Firma XYZ, zajmująca się transportem międzynarodowym, doświadczyła opóźnień w dostawach z powodu strajku na granicy. Dzięki wcześniejszemu planowi awaryjnemu:
- Przeorganizowano trasy przewozów na alternatywne przejścia graniczne,
- Skontaktowano się z odbiorcami, informując o możliwych opóźnieniach i minimalizując ryzyko reklamacji,
- Wykorzystano zapasową flotę w kraju, aby zabezpieczyć lokalne dostawy.
Podsumowanie
Zarządzanie ryzykiem finansowym i operacyjnym w branży TSL wymaga kompleksowego podejścia, które łączy optymalizację kosztów, zapewnienie płynności finansowej oraz skuteczne planowanie operacyjne. Inwestycja w nowoczesne technologie, szkolenia i ustandaryzowanie procesów to kluczowe kroki, które pozwolą firmie nie tylko przetrwać w trudnym środowisku, ale także rozwijać się i budować przewagę konkurencyjną.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w mediacji lub weryfikacji umów czy reklamacji, stworzenia wzorów czy procedur, szkoleniu siebie i zespołu, finansach, logistyce, zarządzaniu łańcuchem dostaw, czy nauce języka polskiego dla spedytorów, magazynierów lub kierowców - odezwij się do nas.
