Wstrzymanie świadczenia usług jako ryzyko finansowe w branży TSL

Autor: Irmina Miechowicz, ekspert ds. finansów w TSL, Chief Finance Officer, mediator

Branża TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) operuje w dynamicznym środowisku, w którym zdarzenia prowadzące do wstrzymania świadczenia usług mogą mieć poważne konsekwencje finansowe. Awaria kluczowej infrastruktury, strajki, zmiany regulacyjne, problemy z płynnością finansową lub działania klientów – każde z tych wydarzeń może spowodować przestoje i utratę przychodów.

1. Przyczyny wstrzymania świadczenia usług

Awarie i problemy techniczne:

• Awarie pojazdów lub sprzętu transportowego,
• Problemy z systemami IT, np. awarie systemów zarządzania flotą (FMS) lub oprogramowania ERP,
• Utrata dostępu do kluczowych narzędzi, takich jak terminale celne czy magazyny.

Problemy finansowe:

• Brak płynności finansowej, np. z powodu opóźnień w płatnościach od klientów,
• Wysokie koszty operacyjne, takie jak nagły wzrost cen paliwa,
• Zatrzymanie działalności z powodu zaległości podatkowych lub problemów z regulacjami.

Zewnętrzne czynniki zakłócające:

• Strajki kierowców, magazynierów lub innych pracowników,
• Katastrofy naturalne, takie jak powodzie, śnieżyce czy trzęsienia ziemi,
• Zmiany w przepisach, np. nagłe wprowadzenie ograniczeń w przewozie międzynarodowym.

Problemy z klientami:

• Odwołanie zleceń przez dużych klientów,
• Reklamacje związane z jakością usług, które prowadzą do zerwania kontraktów,
• Konflikty wynikające z niezrozumienia warunków umowy.

2. Skutki finansowe wstrzymania usług

Utrata przychodów:

Przestoje oznaczają bezpośrednią utratę przychodów z realizowanych zleceń. W branży TSL, gdzie marże są często niskie, każda godzina bezczynności może prowadzić do znaczących strat.

Koszty naprawy i reakcji:

W przypadku awarii technicznych lub problemów operacyjnych firma musi ponosić dodatkowe koszty związane z naprawą sprzętu, reorganizacją transportów lub wynajmem zastępczych zasobów.

Utrata klientów:

Opóźnienia lub brak realizacji zleceń mogą prowadzić do utraty zaufania klientów, co w dłuższej perspektywie obniża przychody i wartość marki.

Kary umowne:

Zerwanie warunków umowy może skutkować nałożeniem kar umownych przez klientów, szczególnie w przypadku transportów o kluczowym znaczeniu, np. w branży spożywczej czy farmaceutycznej.

Wpływ na reputację:

Wstrzymanie świadczenia usług wpływa na wizerunek firmy, co może utrudnić pozyskiwanie nowych klientów i negocjacje korzystnych warunków umów.

3. Jak zarządzać ryzykiem wstrzymania usług?

A. Planowanie i przygotowanie:

1. Mapowanie ryzyk: Zidentyfikuj możliwe źródła wstrzymania usług, takie jak techniczne, finansowe czy operacyjne problemy.
2. Ubezpieczenie działalności: Polisy OC przewoźnika, ubezpieczenia floty oraz ochrony przed przestojami pomogą ograniczyć skutki finansowe.
3. Tworzenie funduszy rezerwowych: Rezerwy finansowe pozwolą na szybkie pokrycie kosztów w sytuacjach kryzysowych.

B. Zarządzanie klientami i umowami:

1. Negocjacja elastycznych warunków umów: Zapisz w umowach klauzule o siłach wyższych, które zwolnią Cię z odpowiedzialności w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń.
2. Transparentna komunikacja: Informuj klientów o wszelkich problemach i podejmowanych działaniach naprawczych, aby zachować ich zaufanie.
3. Ograniczanie ryzyka koncentracji: Dywersyfikuj portfel klientów, aby nie być uzależnionym od kilku kluczowych zleceniodawców.

C. Monitorowanie finansów:

1. Faktoring i finansowanie zewnętrzne: Korzystaj z faktoringu, aby uniknąć problemów z płynnością wynikających z opóźnień w płatnościach.
2. Ścisła kontrola kosztów: Analizuj wydatki i eliminuj zbędne koszty operacyjne.
3. Audyt finansowy: Regularne przeglądy finansowe pomogą wcześnie wykryć problemy.

4. Przykład praktyczny – wstrzymanie usług z powodu strajku

Firma XYZ, zajmująca się transportem międzynarodowym, stanęła przed wyzwaniem, gdy strajk kierowców w jej głównym centrum logistycznym spowodował opóźnienia w realizacji zleceń. Dzięki wcześniejszym przygotowaniom:

• Firma wynajęła kierowców zewnętrznych, aby zminimalizować skutki przestoju,
• Informowała klientów o statusie realizacji ich zamówień,
• Skorzystała z polisy ubezpieczeniowej, aby pokryć koszty dodatkowych działań.

5. Podsumowanie

Wstrzymanie świadczenia usług w branży TSL może prowadzić do poważnych strat finansowych i reputacyjnych. Kluczem do skutecznego zarządzania tym ryzykiem jest przygotowanie się na różne scenariusze kryzysowe, inwestowanie w prewencję techniczną i operacyjną oraz budowanie rezerw finansowych. Przezroczysta komunikacja z klientami i elastyczne podejście do zarządzania umowami mogą dodatkowo złagodzić skutki przestojów i pomóc w szybszym powrocie do normalnej działalności.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w mediacji lub weryfikacji umów czy reklamacji, stworzenia wzorów czy procedur, szkoleniu siebie i zespołu, finansach, logistyce, zarządzaniu łańcuchem dostaw, czy nauce języka polskiego dla spedytorów, magazynierów lub kierowców - odezwij się do nas.