Autor: Marta Matuszewska, radca prawny w TSL, Legal & Compliance Manager, mediator
W branży transportowej, współpraca z podwykonawcami jest często niezbędna do sprawnej realizacji zleceń. Jednak korzystanie z usług zewnętrznych przewoźników lub spedytorów wiąże się z ryzykiem. Jeśli podwykonawca nie wywiąże się ze swoich obowiązków lub spowoduje szkody, warto wcześniej zabezpieczyć swoje interesy. W tym artykule przedstawimy kluczowe kroki, które pomogą skutecznie zabezpieczyć roszczenia wobec podwykonawców.
1. Staranny wybór podwykonawcy
Weryfikacja podmiotu
Zanim nawiążesz współpracę, sprawdź wiarygodność podwykonawcy.
- Licencje i uprawnienia: Upewnij się, że podwykonawca posiada wymagane licencje, np. na wykonywanie krajowego lub międzynarodowego przewozu drogowego.
- Ubezpieczenie OCP (odpowiedzialność cywilna przewoźnika): Zweryfikuj, czy podwykonawca posiada aktualną polisę OCP, obejmującą wymagany zakres odpowiedzialności.
- Historia działalności: Sprawdź opinie innych firm, ewentualne problemy prawne i historię współpracy.
Przykład:
Firma ABC wybiera podwykonawcę, który nie posiada ważnej polisy OCP. W wyniku szkody firma traci możliwość dochodzenia pełnego odszkodowania od przewoźnika, co generuje dodatkowe koszty.
2. Precyzyjna umowa z podwykonawcą
Umowa z podwykonawcą jest kluczowym narzędziem zabezpieczającym twoje interesy. Powinna zawierać:
- Zakres obowiązków: Dokładne określenie, za co odpowiada podwykonawca, np. załadunek, przewóz, zabezpieczenie towaru.
- Kary umowne: Klauzule przewidujące kary finansowe za nieterminową realizację zlecenia, uszkodzenie towaru lub inne uchybienia.
- Obowiązek ubezpieczenia: Wymóg posiadania ważnej polisy OCP oraz obowiązek przedstawienia dokumentu na żądanie.
- Zasady składania reklamacji: Terminy i procedury dotyczące zgłaszania szkód, np. obowiązek sporządzenia protokołu szkody na miejscu zdarzenia.
- Prawo potrącenia: Klauzula umożliwiająca potrącenie roszczeń z wynagrodzenia podwykonawcy w przypadku szkód.
3. Monitorowanie realizacji zlecenia
Nawet najlepiej skonstruowana umowa nie zabezpieczy cię w pełni, jeśli nie będziesz kontrolować realizacji zlecenia.
- Komunikacja z podwykonawcą: Utrzymuj regularny kontakt, aby upewnić się, że zlecenie przebiega zgodnie z planem.
- Śledzenie przesyłki: W przypadku transportu międzynarodowego warto korzystać z systemów GPS, które umożliwiają monitorowanie lokalizacji pojazdu i czasu dostawy.
- Dokumentacja: Wymagaj przesyłania zdjęć załadunku i rozładunku, aby upewnić się, że towar jest prawidłowo zabezpieczony.
4. Reagowanie na szkody
Jeśli dojdzie do szkody, szybkie i prawidłowe działanie ma kluczowe znaczenie.
- Protokół szkody: Wymagaj od podwykonawcy natychmiastowego sporządzenia protokołu szkody oraz przesłania dokumentacji fotograficznej.
- Reklamacja: Ustal w umowie, że podwykonawca jest zobowiązany rozpatrzyć reklamację w określonym terminie (np. 30 dni).
- Potwierdzenie odpowiedzialności: W przypadku sporów ważne jest, aby podwykonawca na piśmie potwierdził swoją odpowiedzialność za szkodę.
5. Ubezpieczenie własne
Choć podwykonawca powinien być ubezpieczony, warto zabezpieczyć się na wypadek, gdyby jego polisa nie obejmowała wszystkich szkód.
- Ubezpieczenie OC działalności gospodarczej: Chroni twoją firmę przed roszczeniami klientów w przypadku błędów podwykonawcy.
- Ubezpieczenie Cargo: Obejmuje szkody w przewożonym towarze, niezależnie od odpowiedzialności przewoźnika.
6. Dochodzenie roszczeń
Jeśli podwykonawca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, nie wahaj się dochodzić roszczeń:
- Pisemne wezwanie do zapłaty: W przypadku szkód lub kar umownych zawsze wystawiaj pisemne wezwania z określeniem terminu zapłaty.
- Potrącenie z wynagrodzenia: Jeśli umowa przewiduje taką możliwość, potrąć należność z wynagrodzenia podwykonawcy.
- Postępowanie sądowe: W przypadku braku polubownego rozwiązania sporu, możesz wnieść sprawę do sądu, powołując się na zapisy umowy.
Podsumowanie
Zabezpieczenie roszczeń wobec podwykonawcy wymaga staranności na każdym etapie współpracy – od wyboru partnera, przez precyzyjne zapisy w umowie, aż po monitorowanie realizacji zlecenia. Warto również posiadać własne ubezpieczenie, które zminimalizuje ryzyko finansowe w przypadku szkód.
Działania te nie tylko chronią twoje interesy, ale również budują profesjonalny wizerunek firmy, która odpowiedzialnie zarządza ryzykiem w transporcie.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w mediacji lub weryfikacji umów czy reklamacji, stworzenia wzorów czy procedur, szkoleniu siebie i zespołu, finansach, logistyce, zarządzaniu łańcuchem dostaw, czy nauce języka polskiego dla spedytorów, magazynierów lub kierowców - odezwij się do nas.
