Elementy kompletnej reklamacji w transporcie

Autor: Kamila Krassowska - Bera, prawnik w TSL, ekspert ds. reklamacji, Claim Manager

Skuteczne złożenie reklamacji w transporcie wymaga uwzględnienia kilku kluczowych elementów, które pozwalają przewoźnikowi lub spedytorowi ocenić zasadność zgłoszenia oraz podjąć odpowiednie działania. W tym artykule omówimy, jakie informacje i dokumenty są niezbędne, aby reklamacja została rozpatrzona poprawnie i terminowo.

1. Dane identyfikacyjne stron

Nadawca reklamacji

W reklamacji należy jednoznacznie wskazać, kto jest uprawniony do jej złożenia. Może to być:

• Nadawca,
• Odbiorca,
• Spedytor (jeśli działa w imieniu zleceniodawcy).

Dane powinny zawierać:

• Pełną nazwę firmy,
• Adres siedziby,
• Dane kontaktowe (numer telefonu, e-mail).

Adresat reklamacji

Reklamacja powinna być skierowana do właściwej strony:

• Przewoźnika, który realizował usługę,
• Spedytora, jeśli z nim zawarto umowę przewozu.

2. Opis przedmiotu reklamacji

Rodzaj roszczenia

Należy dokładnie określić, czego dotyczy reklamacja:

• Uszkodzenie towaru: Wskazać rodzaj uszkodzeń oraz ich zakres,
• Opóźnienie w dostawie: Podać datę dostarczenia oraz planowaną datę dostawy,
• Zaginięcie przesyłki: Określić ilość i wartość brakujących towarów.

Okoliczności zdarzenia

W opisie zdarzenia należy wskazać:

• Miejsce i czas powstania szkody,
• Przebieg sytuacji, jeśli jest znany (np. wypadek drogowy, uszkodzenie podczas załadunku).

3. Szczegóły dotyczące przesyłki

• Numer listu przewozowego (np. CMR),
• Opis towaru: rodzaj, ilość, wartość,
• Specyfikacja szczególnych wymagań dotyczących przewozu (np. warunki temperaturowe).

4. Wskazanie podstawy prawnej

W reklamacji warto odwołać się do odpowiednich przepisów prawa:

• Prawo przewozowe – w przypadku przewozów krajowych,
• Konwencja CMR – dla transportu międzynarodowego,
• Umowy zawartej ze spedytorem lub przewoźnikiem (jeśli zawiera dodatkowe regulacje).

5. Roszczenie finansowe

Kwota odszkodowania

Wskazanie konkretnej kwoty, której nadawca reklamacji się domaga, jest kluczowe. Powinna ona odpowiadać:

• Wartości towaru w miejscu i czasie przyjęcia do przewozu,
• Kosztom przewozu (jeśli szkoda wpłynęła na ich zwiększenie).

Sposób kalkulacji

Należy jasno określić, jak obliczono wysokość roszczenia. Może to być:

• Rachunek za uszkodzone lub brakujące towary,
• Koszty naprawy,
• Straty wynikające z opóźnienia (np. utracone zyski).

6. Załączniki do reklamacji

Dokumenty podstawowe

• Kopia listu przewozowego (CMR, krajowego listu przewozowego),
• Protokół szkody, jeśli został sporządzony,
• Faktury dokumentujące wartość towaru.

Dokumentacja fotograficzna

Zdjęcia uszkodzeń towaru lub opakowania, które potwierdzają zakres szkody.

Potwierdzenia dodatkowe

• Kopie korespondencji z przewoźnikiem lub spedytorem,
• Dowody dostawy (np. potwierdzenie odbioru towaru z zastrzeżeniami).

7. Terminy zgłoszenia reklamacji

Prawo przewozowe (przewozy krajowe):

• Reklamacje należy zgłosić
  • w terminie przedawnienia,
  • w ciągu 7 dni od daty odbioru przesyłki w przypadku szkód niejawnych,
  • dwóch miesięcy w przypadku opóźnienia.

Konwencja CMR (przewozy międzynarodowe):

• Reklamacje należy zgłosić w terminie:
  • W terminie przedawnienia, z tym że
  • 7 dni w przypadku niewidocznych szkód,
  • 21 dni w przypadku opóźnienia.

8. Forma zgłoszenia

Reklamacja powinna być złożona w formie przewidzianej przez przewoźnika:

• W tradycyjnej formie papierowej (list polecony),
• Za pośrednictwem poczty elektronicznej (jeśli umowa przewiduje taką możliwość lub regulamin przewoźnika czy informacja na jego stronie).

Przykład reklamacji

Reklamacja z tytułu uszkodzenia towaru

ABC Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa
Tel: 123 456 789, E-mail: reklamacje@abc.pl

Do: XYZ Sp. z o.o.
ul. Transportowa 10, 00-001 Warszawa

Dotyczy: Reklamacja z tytułu uszkodzenia przesyłki – List przewozowy nr CMR123456

Opis zdarzenia:
W dniu 15 stycznia 2025 r. odebraliśmy przesyłkę zawierającą papier w rolach (10 sztuk), której transport zleciliśmy Państwa firmie. Podczas rozładunku stwierdziliśmy, że trzy rolki zostały uszkodzone (zgniecenia i zamoczenia).

Podstawa prawna:
Zgodnie z art. 17 Konwencji CMR przewoźnik odpowiada za uszkodzenia przesyłki powstałe w czasie przewozu.

Roszczenie:
Domagamy się odszkodowania w wysokości 15 000 PLN, co odpowiada wartości uszkodzonego towaru (faktura nr FV1234 z dnia 10 stycznia 2025 r.) z uwzględnieniem limitu w postaci 8,33 SDR.

Załączniki:

1. Kopia listu przewozowego nr CMR123456,
2. Protokół szkody z dnia 15 stycznia 2025 r.,
3. Zdjęcia uszkodzonego towaru,
4. Faktura nr FV1234.

Z poważaniem,

Jan Kowalski
ABC Sp. z o.o.

Podsumowanie

Uwzględnienie wszystkich powyższych elementów zwiększa szansę na pozytywne rozpatrzenie roszczenia i pozwala uniknąć opóźnień w procesie reklamacyjnym.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w mediacji lub weryfikacji umów czy reklamacji, stworzenia wzorów czy procedur, szkoleniu siebie i zespołu, finansach, logistyce, zarządzaniu łańcuchem dostaw, czy nauce języka polskiego dla spedytorów, magazynierów lub kierowców - odezwij się do nas.