Dlaczego warto sprecyzować warunki przewozu w umowie?

Autor: Marta Matuszewska, radca prawny w TSL, Legal & Compliance Manager, mediator

Transport towarów, zarówno na trasach krajowych, jak i międzynarodowych, wiąże się z ryzykiem uszkodzeń, opóźnień czy innych problemów logistycznych. Dlatego kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie warunków przewozu w umowie. Dobrze skonstruowana umowa przewozowa pozwala uniknąć wielu nieporozumień i ogranicza ryzyko finansowe dla obu stron.

1. Podstawa prawna i jej ograniczenia

Zarówno Prawo przewozowe, jak i Konwencja CMR regulują kluczowe aspekty przewozu towarów. Obejmują one m.in.:

• odpowiedzialność przewoźnika za uszkodzenia i opóźnienia,
• terminy przedawnienia roszczeń,
• procedury składania reklamacji.

Jednak przepisy te mają charakter ogólny i nie uwzględniają specyfiki danego przewozu. Umowa przewozowa pozwala na doprecyzowanie tych kwestii i wprowadzenie dodatkowych zapisów, które zabezpieczają interesy obu stron.

2. Regulacje o odpowiedzialności przewoźnika

Odpowiedzialność przewoźnika jest określona w przepisach prawa, ale istnieje możliwość jej doprecyzowania w umowie. Warto uwzględnić:

• Zakres odpowiedzialności: Możesz precyzować, za jakie rodzaje szkód przewoźnik ponosi odpowiedzialność, np. szkody wynikłe z zaniedbań w załadunku lub niewłaściwego zabezpieczenia towaru. Możesz uwzględnić kwestie, których przepisy nie regulują, jak np. kara umowna za opóźnienie na załadunek czy odpowiednie wyposażenie auta..
• Wyłączenia odpowiedzialności: Możesz wskazać sytuacje, w których przewoźnik nie ponosi odpowiedzialności, np. gdy szkoda wynika z naturalnych właściwości towaru (kruchość, wrażliwość na wilgoć).
• Wysokość odszkodowań: Umowa może zawierać zapisy dotyczące wysokości rekompensaty, np. odwołania do limitów wynikających z Konwencji CMR (8,33 SDR za kilogram brutto).

3. Kary umowne za nienależyte wykonanie usługi

Wprowadzenie kar umownych pozwala na lepszą kontrolę realizacji usługi przewozowej. Przy ich stosowaniu warto pamiętać o:

• proporcjonalności kar: Kary powinny być adekwatne do wartości przewozu i ewentualnych strat wynikających z opóźnienia.
• zgodności z przepisami: W przypadku transportu krajowego kary umowne nie mogą naruszać przepisów ograniczających odpowiedzialność przewoźnika (np. kary umowne za opóźnienie na rozładunek są nieważne w świetle konwencji CMR).

Kary umowne działają mobilizująco na przewoźnika i mogą stanowić dodatkową motywację do terminowej realizacji zlecenia.

4. Postanowienia dotyczące reklamacji

Reklamacje w transporcie bywają czasochłonne i problematyczne. Umowa może ułatwić ten proces, określając:

• Sposób zgłaszania reklamacji: Można wskazać formę pisemną, adres korespondencyjny czy dedykowany kontakt e-mail.
• Terminy na zgłoszenie szkody: W transporcie międzynarodowym obowiązuje 7-dniowy termin zgłaszania reklamacji, ale w umowie możesz ustalić bardziej szczegółowe zasady.
• Obowiązek dokumentacji szkody: Warto precyzyjnie wskazać, jakie dokumenty są wymagane, np. protokół szkody, zdjęcia czy kopie listu przewozowego.

5. Warunki załadunku i rozładunku

Szczegółowe zapisy dotyczące załadunku i rozładunku mogą zapobiec nieporozumieniom, zwłaszcza w przypadku trudniejszych warunków technicznych. Warto określić:

• kto odpowiada za załadunek i rozładunek (przewoźnik, nadawca czy odbiorca),
• kto ponosi koszty związane z dodatkowymi czynnościami (np. użycie wózka widłowego, dźwigu),
• procedury postępowania w przypadku uszkodzenia mienia podczas załadunku.

6. Odpowiednie ubezpieczenie

W umowie przewozowej można zastrzec, że przewoźnik jest zobowiązany do posiadania określonego ubezpieczenia OC przewoźnika (OCP) o odpowiedniej sumie gwarancyjnej. Możesz również określić obowiązek doubezpieczenia przesyłki w przypadku towarów szczególnie cennych.

7. Klauzule dotyczące wymiany palet

Jeśli w Twoim transporcie ważna jest wymiana palet, umowa powinna dokładnie określać:

• zasady wymiany (np. paleta za paletę),
• standardy jakości palet (np. zgodność z Kartami Oceny Palet),
• obowiązek dokumentacji wymiany w formie kwitów paletowych.

8. Elastyczność i negocjacje

Dobrze skonstruowana umowa przewozowa powinna przewidywać możliwość renegocjacji warunków w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak:

• nagła zmiana kosztów (np. paliwa),
• problemy logistyczne związane z siłą wyższą lub sytuacjami nadzwyczajnymi (np. katastrofy naturalne, zamknięcie granic).

9. Dlaczego precyzyjne regulacje są kluczowe?

Precyzyjne warunki w umowie przewozowej:

• chronią interesy obu stron,
• zmniejszają ryzyko sporów i konieczności angażowania prawników,
• przyspieszają proces reklamacji i dochodzenia odszkodowań,
• budują zaufanie między zleceniodawcą a przewoźnikiem.

Podsumowanie

Precyzyjne określenie warunków przewozu w umowie to inwestycja w sprawną i bezpieczną realizację transportu. Dobrze przygotowana umowa nie tylko minimalizuje ryzyko strat, ale również ułatwia rozwiązywanie potencjalnych sporów. Warto zainwestować czas w negocjacje i opracowanie dokumentu, który będzie zabezpieczał interesy obu stron i wspierał długoterminową współpracę.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w mediacji lub weryfikacji umów czy reklamacji, stworzenia wzorów czy procedur, szkoleniu siebie i zespołu, finansach, logistyce, zarządzaniu łańcuchem dostaw, czy nauce języka polskiego dla spedytorów, magazynierów lub kierowców - odezwij się do nas.