Autor: Marta Matuszewska, radca prawny w TSL, Legal & Compliance Manager, mediator
Od końca 2025 r. temat wynagrodzeń przestanie być wyłącznie „wewnętrzną sprawą firmy”. Nowe przepisy wymuszają jawność zasad ustalania płac – i to nie tylko wobec pracowników, ale już na etapie rekrutacji. Dla jednych to będzie porządkowanie procesów. Dla innych – źródło sporów, kontroli i nerwowych pytań: „dlaczego ta osoba zarabia więcej?”.
Pierwsze zmiany już od 24 grudnia 2025 r. – rekrutacja pod nowymi zasadami
Od 24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie nowy art. 18(3ca) Kodeksu pracy, który wprowadza obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu.
Co musi wiedzieć kandydat?
Pracodawca będzie zobowiązany przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie informację o:
- wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale,
- ustalonym na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów (w szczególności pod względem płci),
- a jeżeli obowiązują – także o odpowiednich zapisach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania.
To nie jest sugestia tylko konkretny obowiązek ustawowy.
Czy wynagrodzenie zawsze musi być w ogłoszeniu o pracę?
Nie. Zgodnie z art. 18(3ca) § 2 k.p. informacja o wynagrodzeniu musi być przekazana z wyprzedzeniem umożliwiającym świadome i przejrzyste negocjacje – ale forma jest elastyczna.
Może to nastąpić:
- w ogłoszeniu o pracę,
- przed rozmową kwalifikacyjną,
- albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy – jeśli wcześniej informacja nie została przekazana.
W praktyce oznacza to jedno:
jeżeli informacja nie pojawi się w ogłoszeniu, musi pojawić się gdzie indziej – i firma musi być w stanie udowodnić, że kandydat ją otrzymał.
Koniec pytań o wcześniejsze zarobki
Równolegle zmienia się art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy.
Pracodawca:
- nie może pytać o wynagrodzenie w obecnym ani w poprzednich stosunkach pracy,
- nie może uzależniać oferty od ujawnienia historii zarobków.
Od 2025 r. punktem odniesienia mają być stanowisko i jego wartość, a nie przeszłość kandydata.
Neutralny język i niedyskryminujący proces rekrutacji
Nowe przepisy nie kończą się na widełkach. Pracodawca musi zapewnić, aby:
- nazwy stanowisk były neutralne płciowo,
- cały proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.
To oznacza, że oceniane będą nie tylko ogłoszenia, ale również:
- kryteria selekcji,
- pytania zadawane kandydatom,
- sposób prowadzenia rozmów i komunikacji.
To dopiero początek – pełne wdrożenie do 7 czerwca 2026 r.
Do 7 czerwca 2026 r. Polska musi wdrożyć kolejne elementy dyrektywy UE, w tym:
- zasady ustalania wynagrodzeń wewnątrz firm,
- sankcje za naruszenie przepisów o transparentności,
- obowiązki sprawozdawcze dotyczące luki płacowej.
Kogo obejmie raportowanie luki płacowej?
Luka płacowa to różnica w średnich wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości – firmy będą musiały ją mierzyć, analizować i raportować. Obowiązek raportowania będzie zależny od wielkości firmy:
- ponad 150 pracowników – pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r.,
- 100–149 pracowników – pierwszy raport do czerwca 2031 r..
Raportowanie obejmie m.in.:
- lukę płacową (także w składnikach zmiennych),
- medianę luki płacowej,
- udział kobiet i mężczyzn w kwartylach pasm wynagrodzeń,
- dane w podziale na kategorie pracowników.
Kiedy firma będzie musiała przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń?
Jeżeli:
- luka płacowa przekroczy 5%,
- firma nie uzasadni jej obiektywnie lub nie zmniejszy jej w ciągu 6 miesięcy,
konieczna będzie wspólna ocena wynagrodzeń (joint pay assessment) z udziałem przedstawicieli pracowników.
To już nie będzie analiza „wewnętrzna”, tylko formalny proces, który może stać się punktem wyjścia do roszczeń.
Gdzie firmy najczęściej się potykają przy interpretacji nowych przepisów?
Największym problemem nie są same regulacje, ale błędne założenia.
- Transparentność nie oznacza ujawniania indywidualnych pensji wszystkich pracowników.
- Obowiązki rekrutacyjne dotyczą wszystkich pracodawców, nie tylko dużych firm.
- Przepisy nie blokują negocjacji, ale eliminują negocjacje oparte na historii zarobków i niejawnych kryteriach.
- Kluczowe znaczenie ma dokumentacja – bez niej nawet prawidłowe działania mogą być nie do obrony.
Co firmy powinny zrobić już teraz – praktyczna checklista
Jeżeli chcesz przygotować organizację na te zmiany bez nerwowych ruchów na ostatnią chwilę, warto zacząć od podstaw:
- Zdefiniować kategorie porównywalnej pracy, a nie opierać się wyłącznie na nazwach stanowisk.
- Ustalić obiektywne kryteria wynagradzania (kompetencje, odpowiedzialność, doświadczenie).
- Ujednolicić komunikację płacową w rekrutacji – ogłoszenia, maile, systemy HR.
- Zaktualizować regulaminy wynagradzania i procedury rekrutacyjne.
- Zadbać o dokumentowanie procesu – kiedy i w jakiej formie kandydat otrzymał informację o wynagrodzeniu.
- Przygotować się technicznie do raportowania danych płacowych.
Podsumowanie
Jawność wynagrodzeń nie polega na „odsłanianiu tabel płac”. To wymuszone przez prawo uporządkowanie fundamentów: zasad wynagradzania, rekrutacji i dokumentowania decyzji. Firmy, które potraktują te zmiany wyłącznie formalnie, narażają się na chaos i spory.
Te, które podejdą do nich procesowo, zyskają przewidywalność, spójność i realne zabezpieczenie prawne. A to – niezależnie od branży – zawsze działa na korzyść organizacji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu procedur, dokumentów HR, stworzenia wzorów czy weryfikacji listy stanowisk - odezwij się do nas. Możemy przeprowadzic audyt lub wdrożyć wspólnie zmiany.
