Autor: Irmina Miechowicz, ekspert ds. finansów w TSL, Chief Finance Officer, mediator
Transport to branża o wysokich wymaganiach kapitałowych i dynamicznej konkurencji. Zarządzanie finansami w tym sektorze wymaga szczególnej uwagi na koszty operacyjne, płynność finansową i ryzyka związane z niewypłacalnością kontrahentów. Oto kluczowe aspekty, na które należy zwracać uwagę.
1. Monitorowanie kosztów operacyjnych
Koszty operacyjne stanowią największą część wydatków w branży transportowej. Ich kontrola jest kluczowa dla rentowności przedsiębiorstwa.
Co monitorować?
- Koszty paliwa: Zmienność cen paliwa ma bezpośredni wpływ na marże. Warto negocjować korzystne warunki z dostawcami lub rozważyć korzystanie z kart paliwowych.
- Serwis i eksploatacja pojazdów: Regularna konserwacja pojazdów zapobiega kosztownym awariom i przestojom.
- Ubezpieczenia: Polisy OC, OCP i inne rodzaje ubezpieczeń powinny być dopasowane do specyfiki działalności, ale także zoptymalizowane pod kątem kosztów.
- Opłaty drogowe: Wysokość opłat za korzystanie z dróg (winiety, systemy elektroniczne) powinna być uwzględniona w kalkulacji stawek przewozowych.
2. Zarządzanie płynnością finansową
W transporcie problem opóźnionych płatności od kontrahentów jest bardzo powszechny, co może prowadzić do zaburzeń płynności finansowej.
Jak zabezpieczyć płynność?
- Krótkie terminy płatności: Negocjuj jak najkrótsze terminy płatności z kontrahentami.
- Faktoring: Rozważ sprzedaż wierzytelności, aby uzyskać szybki dostęp do środków finansowych.
- Poduszka finansowa: Stwórz rezerwę na nieprzewidziane wydatki lub opóźnienia w płatnościach.
- Elektroniczne systemy monitorowania: Używaj narzędzi do monitorowania należności, aby szybko identyfikować opóźnienia w płatnościach.
3. Kalkulacja stawek przewozowych
Ustalanie stawek przewozowych powinno opierać się na dokładnej analizie kosztów i marży, z uwzględnieniem zmienności cen.
Czynniki wpływające na kalkulację stawek:
- Odległość i czas przewozu,
- Koszty związane z rodzajem przewożonego towaru (np. towary niebezpieczne, chłodnie),
- Sezonowość i obłożenie tras powrotnych,
- Wysokość opłat dodatkowych, np. za postój czy opóźnienie w załadunku.
4. Zabezpieczenie przed niewypłacalnością kontrahentów
Brak zapłaty od zleceniodawców może poważnie zagrozić stabilności firmy transportowej. Warto wdrożyć odpowiednie środki zapobiegawcze.
Jak się zabezpieczyć?
- Weryfikacja kontrahentów: Sprawdź historię płatności i zdolność finansową potencjalnych klientów.
- Ubezpieczenie należności: Polisy chroniące przed niewypłacalnością klientów mogą zabezpieczyć przychody.
- Zaliczki: Negocjuj zaliczki na realizację zleceń.
- Windykacja: Współpracuj z profesjonalnymi firmami windykacyjnymi w przypadku opóźnionych płatności.
5. Optymalizacja podatkowa
Efektywne zarządzanie podatkami pozwala na zmniejszenie obciążeń finansowych firmy.
Obszary optymalizacji:
- Amortyzacja pojazdów: Dobór odpowiedniej metody amortyzacji może wpłynąć na obniżenie podatku dochodowego.
- Podatek VAT: Sprawdź możliwości odzyskiwania VAT za paliwo i usługi zakupione za granicą.
- Inwestycje w ekologiczne rozwiązania: Niektóre kraje oferują ulgi podatkowe za korzystanie z pojazdów niskoemisyjnych.
6. Inwestycje w technologie
Inwestycje w nowoczesne technologie mogą przyczynić się do poprawy efektywności i obniżenia kosztów.
Warto wdrożyć:
- Systemy GPS i telematyka: Pozwalają monitorować trasy i zużycie paliwa, co prowadzi do optymalizacji tras.
- Oprogramowanie ERP: Ułatwia zarządzanie kosztami, harmonogramami i zleceniami.
- E-faktury: Przyspieszają obieg dokumentów i poprawiają transparentność.
7. Kontrola nad procesami logistycznymi
Zarządzanie finansami wymaga ścisłej kontroli nad procesami logistycznymi, które mają bezpośredni wpływ na koszty operacyjne.
Kluczowe działania:
- Analiza wskaźników KPI (np. kosztów na kilometr, czasu realizacji zleceń),
- Eliminacja pustych przebiegów,
- Optymalizacja czasu pracy kierowców zgodnie z przepisami o czasie pracy.
Podsumowanie
Zarządzanie finansami w transporcie to złożony proces, który wymaga skrupulatnej kontroli kosztów, monitorowania płynności finansowej i zabezpieczania się przed ryzykami. Kluczowe jest nie tylko minimalizowanie wydatków, ale także inwestowanie w technologie, które poprawią efektywność operacyjną. Dobrze zaplanowana strategia finansowa to fundament sukcesu w wymagającej branży transportowej.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w mediacji lub weryfikacji umów czy reklamacji, stworzenia wzorów czy procedur, szkoleniu siebie i zespołu, finansach, logistyce, zarządzaniu łańcuchem dostaw, czy nauce języka polskiego dla spedytorów, magazynierów lub kierowców - odezwij się do nas.
